„Dass die Sache einmal so groß werden würde – damit hätte ich nie gerechnet.“ Mit einem Schmunzeln blickt Pauline Dobner, seit Anfang 2025 Schwimmkursbeauftragte der Ortsgruppe und Informatikstudentin an der Universität Bayreuth, auf die vergangenen Monate zurück. Ursprünglich rechnete sie eher mit einem kleinen Workflow zur Beantwortung von Anfragen, als Vorstandsvorsitzender Maximilian Wölfel mit der Idee zur Automatisierung auf sie zukam.„Innerhalb der Wasserwacht wird mit M365 gearbeitet, wodurch sich für mich einfach anbot, mit Microsoft Power Automate zu arbeiten und Angelegenheiten wie Anfragenbeantwortung, die immer identisch abläuft, dem Computer zu überlassen“, resümiert Wölfel über seine ursprüngliche Idee.

Ziemlich schnell wurde in mehreren Nachtschichten ausprobiert, wie alles funktioniert: „Zugegebenermaßen hat es mich einiges an Zeit gekostet, erstmal in die Funktionsweise einzusteigen, doch dann hab ich relativ schnell gemerkt: okay, hier ist echt Potenzial für etwas richtig Großes vorhanden. Schnell stand dann das Datum 01. Januar 2026 für die Umstellung auf die Anmeldung mit FloRA im Raum. Doch wirklich bis zuletzt haben wir immer noch weitere Ideen ins Grundgerüst implementiert – die Möglichkeiten waren schier unendlich.“ Insgesamt vier Monate dauerte die Entwicklung des Systems, das den Namen FloRA (Flow zur automatischen Registrierung und Archivierung von Schwimmkursanmeldungen) erhielt. In dieser Zeit wurde nicht nur die Anfragenbeantwortung, sondern der gesamte Anmeldeprozess sowie die Archivierung nach erfolgreichem Abschluss eines Kurses vollständig automatisiert.

„Schlussendlich nehme ich selbst nur noch das Hinzufügen der Eltern in die WhatsApp-Gruppe vor – bekomme hierfür aber schon die Kontaktkarte beider Elternteile von FloRA per Mail – und trage ein, wenn das Seepferdchen absolviert wurde. Das Nachrücken des nächsten Kindes, und auch so ziemlich alles andere Bürokratische, übernimmt FloRA für mich. So bleibt mir mehr Zeit für Elterngespräche, Unterrichtsvorbereitung und Kursbetreuung. Ich habe mich also, was das Bürokratische betrifft, weitgehend selbst wegrationalisiert.“, verrät Pauline Dobner mit einem Augenzwinkern.

Erste Tests und Zukunftsaussichten

Noch vor dem Release des Systems in der eigenen Ortsgruppe bekundeten die Wasserwacht-Ortsgruppen Hof und Rehau bereits Interesse an FloRA – ein deutliches Zeichen für das Potenzial des Projekts. In den vergangenen Wochen wurden rund 300 Testsätze erfolgreich eingespielt. Nun soll das System in der kommenden Saison erstmals im Praxiseinsatz erprobt werden – mit der Option, es bei Erfolg auf weitere Ortsgruppen oder auch das ortsgruppeninterne Schwimmtraining auszuweiten.

Dobner sieht jedoch auch Herausforderungen: „Zum einen war für uns schon in der Entwicklungsphase eine große Frage: wie schaffen wir Vertrauen seitens Trainingsbetreuenden und Eltern in ein fast vollständig automatisiertes System?“ Ein eigenes Maskottchen, das als sympathische Begleiterin durch die Kampagne führt, soll zeigen: Hinter den automatisierten Antworten steckt keine anonyme Maschine, sondern ein System, das von Menschen entwickelt und mit viel Sorgfalt gestaltet wurde. „Darüber hinaus kann man nie abschätzen, wie sich das System in der Praxis zeigt. Sonst hatte ich von der ersten Anfrage bis zum Kurseintritt schon einiges an Elternkontakt, der jetzt fehlt. Und auch sonst kann es natürlich immer sein, dass irgendwo etwas schief läuft. Vielleicht stellen wir auch nach drei Wochen wieder alles auf manuelle Arbeit um, weil irgendein Bug auftaucht. Die Zeit wird es zeigen.“

Schlussendlich sind sich beide Verantwortlichen aber einig, dass die Vorteile überwiegen.

„Die Eltern erhalten umgehende Rückmeldung für alles Bürokratische, menschliche Fehler beim Nachrücken werden eliminiert, Anfragen können nicht mehr in der Masse untergehen. Beim Kurseintritt kann ich mich auf die Eltern und die Kinder konzentrieren und muss nicht mehr parallel Anmeldungen machen und nebenbei noch Geld und Mitgliedsformulare einsammeln“, so Pauline Dobner. „Auch ein ‚Geschwisterchen‘ für FloRA kann ich mir gut vorstellen. Bei den Sanitätsanfragen sehe ich ebenfalls Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren. Vielleicht gibt’s ja dann irgendwann auch FloSana!“, ergänzt Maximilian Wölfel.