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Bühne frei für FloRA!

Pauline Dobner
4. Januar 2026

Die Jugendarbeit der Wasserwacht-Ortsgruppe Schwarzenbach/Saale bekommt Zuwachs – von FloRA. Hinter dem freundlichen Maskottchen steht ein digitaler Assistent („Flow zur automatischen Registrierung und Archivierung von Schwimmkursanmeldungen“), der eines der drängendsten Probleme unserer Arbeit adressiert: wiederkehrende Verwaltungsaufgaben, die immer mehr Zeit fressen, während die Nachfrage nach Schwimmkursplätzen gleichzeitig steigt.

Was auf den ersten Blick „nur“ nach Technik klingt, ist in Wahrheit ein wichtiger Schritt, um unseren eigentlichen Auftrag zu schützen: Kindern das Schwimmen beizubringen – sicher, fair und verlässlich.

Ausgangspunkt für die Entwicklung war der immer weiter steigende Verwaltungsaufwand, der hinter einer einzelnen Schwimmkursanmeldung steckt. Vorstandsvorsitzender Maximilian Wölfel brachte deshalb die Idee ein, standardisierte Abläufe konsequent zu automatisieren, bevor die Organisation unter der Last der Anfragen zusammenbricht.

Gemeinsam mit Pauline Dobner, Schwimmkursbeauftragte der Ortsgruppe und Informatikstudentin an der Universität Bayreuth, wurden in vier arbeitsintensiven Monaten alle bisherigen Schritte offengelegt, geordnet und neu gedacht. Auf Basis von Microsoft 365, der Arbeitsumgebung der Wasserwacht Bayern, entstanden daraus klar strukturierte Workflows – ein System, das die bisherigen Prozesse nicht nur abbildet, sondern sie verlässlicher, transparenter und gerechter macht.

Heute übernimmt FloRA im Hintergrund die Aufgaben, an denen früher Ehrenamtliche hingen: Sie nimmt Anmeldungen entgegen, verschickt Eingangsbestätigungen, vergibt Plätze, rückt Kinder in den Kurs nach, erinnert an fehlende Unterlagen und dokumentiert den gesamten Ablauf bis zum Kursende lückenlos. Was früher in privaten Listen, E-Mail-Postfächern und Notizzetteln zu versickern drohte, läuft jetzt nachvollziehbar in einem System zusammen.

Trotzdem bleibt eines unverrückbar: Der persönliche Kontakt und die Verantwortung liegen weiterhin beim Schwimmkursteam. Inhaltliche Fragen, Ausnahmen, pädagogische Entscheidungen – all das wird weiterhin von Menschen getroffen, die die Kinder, Familien und Rahmenbedingungen kennen. FloRA bereitet vor, sortiert, erinnert und hält den Überblick – doch die fachliche Verantwortung bleibt bewusst bei den Verantwortlichen vor Ort.

Ab Januar 2026 startet der Pilotbetrieb in Schwarzenbach/Saale. Begleitet wird er von einer laufenden Auswertung: Vollständigkeit der Unterlagen, Wartelistenentwicklung, Auslastung der Kurse – all das wird systematisch erfasst. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen direkt in Verbesserungen ein. Wenn sich zeigt, dass das System hält, was sich die Verantwortlichen von ihm versprechen, ist eine Ausweitung auf weitere Ortsgruppen und zusätzliche Anwendungsfelder nicht nur denkbar, sondern konsequent.

Das Ziel hinter all dem ist klar und dringlich: Eine Anmeldung, die einfacher, fairer und verlässlicher abläuft – damit unsere Ehrenamtlichen den Kopf frei haben für das, worum es wirklich geht: Betreuung, Training und die Sicherheit der Kinder im Wasser.